Courtney Dirks - To Dos (Lizenz: CC BY 2.0)

Blogparade: Zeigt her Eure To-Do-Listen!

Auf SelbständigImNetz.de wurde zu einer Blogparade zum Thema „To-Do-Listen“ aufgerufen, an der ich gerne teilnehme.

Doch zuerst ein paar Worte

Zu Mir

Meine Stammleser kennen mich natürlich. Diejenigen aber, die jetzt z.B. über den SiN-Blog zu mir gekommen sind, werden mich evtl. nicht kennen und für die möchte ich erst meine Arbeit erklären, damit meine To-Do-Liste auch verständlich wird.

In erster Linie arbeite ich als Pflegedienstleitung. Ich habe vor einigen Jahren als Bereichsleitung (für 6 Stationen/ Abteilungen und rund 90 Mitarbeiter) angefangen und leite heute den gesamten Pflegedienst eines mittelgroßen Krankenhauses mit etwas über 200 Mitarbeitern.

Meine To-Do-Listen

Als ich als Leitung angefangen habe, hatte ich keine To-Do-Liste. Ich habe jedoch nach kurzer Zeit gemerkt, dass ich ohne „externes Gedächtnis“ nicht klar komme. Zuviel habe ich vergessen oder musste mir zu einem späteren Zeitpunkt den Kopf zerbrechen, was ich denn noch erledigen wollte.

Damals ist meine erste To-Do-Liste entstanden: ich habe mir die Tagesansicht aus dem Outlook-Kalender ausgedruckt. Neben meinen Terminen habe ich dort eben auch meine Aufgaben eingetragen. Da im Krankenhaus und gerade als Bereichsleitung die tägliche Arbeit viel im direkten Kontakt mit den Mitarbeitern geschieht, habe ich mir meine To-Dos ausgedruckt und in einem Klemmbrett mitgenommen. Im Laufe des Tages wurden dann weitere To-Dos dort notiert, im Laufe des Tages abgearbeitet oder zum Feierabend dann wieder in Outlook eingetragen.

Während meiner letzten Stelle habe ich dann mit verschiedenen To-Do-Listen rumexperimentiert, u.a. Evernote, aber auch Excel.

Ohne näher darauf eingehen zu wollen: Evernote funktioniert für mich nicht. Das stellt aber keine Wertung des Programms dar, sondern lediglich die Tatsache, dass es meinen Bedürfnissen nicht entspricht.

Heute arbeite ich mit verschiedenen To-Do-Listen.

  1. Excel

    Meine To-Do-Liste in Excel (mit echten Einträgen)
    Meine To-Do-Liste in Excel (mit echten Einträgen)

Da ich in einer normalen Festanstellung arbeite, benötige ich keine Cloud-Lösungen o.ä. Am besten funktioniert da für mich eine simple Excel-Liste. Da finden sich aber nur meine Langzeitaufgaben wieder. Die Excel-Liste befindet sich in meinem Autostart-Ordner und poppt damit jeden Morgen automatisch auf. Diese wird aber nicht ausgedruckt, sondern einfach auf dem PC geführt.

Wichtige To-Dos werden rot markiert. Und es findet sich noch eine „Delegations-Liste“ auf der rechten Seite, auf die ich dann einfach die To-Dos mit Copy&Paste verschiebe, die ich eben delegieren möchte.

  1. Wiedervorlage

    louisabandura - Präsentation (Lizenz: CC BY-ND 2.0)
    louisabandura – Präsentation (Lizenz: CC BY-ND 2.0)

Für meine kurzfristigen täglichen Aufgaben nutze ich eine Kladde, ähnlich einem Wiedervorlagen-Ordner. Entweder erhalte ich meine Aufgaben bereits schriftlich (z.B. Anträge von Mitarbeitern), dann wandern diese direkt dort rein. Oder ich notiere mir die Aufgabe auf einem Zettel (möglichst A4) und lege ihn dort hinein. Ein Fach ist speziell für Termine, z.B. Tagungen reserviert. Die entsprechenden Unterlagen wandern in dieses Fach, chronologisch sortiert. Sehe ich in Outlook, dass ich einen entsprechenden Termin habe, muss ich einfach nur die zuoberst liegenden Unterlagen nehmen.

  1. X-Mind

X-Mind ist eine Mindmapping-Software, die ich für verschiedene Dinge nutze, u.a. auch für meine Ideensammlung. Das ist für mich eine Liste mit Ideen, für zukünftige Projekte (die stetig wächst). Also auch eine Art To-Do-Liste, aber mit ganz langem Planungshorizont. Liegt übrigens auch im Autostart-Ordner.

  1. Trello

Für meine privaten Dinge nutze ich noch Trello. Trello ist webbasiert und damit quasi überall nutzbar. Dort sammle ich Ideen für meinen Blog. Aber auch fürs Krankenhaus, wenn ich gerade nicht dort bin. Oder auch Projektideen, Büchertipps oder meine Checkliste, wenn ich zu einem Laufevent fahre.

Fazit

Letztendlich würde ich ohne To-Do-Liste nicht auskommen. Aber ich sehe eine Gefahr darin, es zu kompliziert zu machen. Ich weiß, dass viele Menschen Evernote oder ähnliche Programme nutzen. Und bestimmt gibt es auch gute Gründe dafür. Für meine Zwecke ist es jedoch zu aufgebläht. Meine Erfahrung ist, wenn die Liste zu kompliziert ist, wird das Führen derselben aufwendiger als die Aufgaben darauf.

Daher mein Motto:

Keep it simple.

Nutzen Sie auch To-Do-Listen?

Dann schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen doch in die Kommentare. Oder nehmen auch an der Blogparade teil!

(Beitragsbild: Courtney DirksTo Dos (Lizenz: CC BY 2.0))

Philipp Tessin

Philipp Tessin ist seit über 15 Jahren im Gesundheitswesen tätig. Sein Wissen als Führungskraft in der Pflege teilt er in diesem Blog, um anderen, jungen Führungskräften die Arbeit zu erleichtern. Außerdem ist er freiberuflich als Dozent und Referent tätig und hat einen Lehrauftrag an der Hamburger Fern-Hochschule inne.

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