Mitarbeitergespräch

Dein Leitfaden zum Mitarbeiterjahresgespräch

Der heutige Artikel stammt von einem Gastautor: Erik Schreier.

Erik ist Führungskraft in einer großen Hilfsorganisation im Bereich des Sozial- und Gesundheitswesen. In dieser Position hat er Verantwortung für mehr als 500 Mitarbeiter.

Seine ausführliche Vita steht am Ende des Artikels.

Nun Bühne frei für Erik und seinem Leitfaden zum Mitarbeiterjahresgespräch!

Das Mitarbeitergespräch:

Das Mitarbeitergespräch dient als ein offener Austausch zwischen dem Vorgesetztem und dem Mitarbeiter (m/w).

Es ist eine wertvolle  Gelegenheit, über Arbeitsaufgaben, Arbeitsbedingungen, Projekte und Ziele zu besprechen und die Ideen der Mitarbeiter (m/w) stärker in den Arbeitsablauf einzubinden, Probleme und Missverständnisse zu klären, die bei der Arbeit aufgetaucht sind, sowie die Zusammenarbeit mit den Kollegen und das  Zusammenarbeit mit Vorgesetzten zu besprechen.

Das Mitarbeitergespräch gibt den Mitarbeitern (m/w) die Möglichkeit, mehr Eigenverantwortung für sich und ihre Arbeit zu übernehmen und dadurch die Zufriedenheit mit ihrer Arbeit zu fördern. Für den Vorgesetzten ist es eine Chance, mehr über die Interessen, Potentiale und Sorgen seiner Mitarbeiter (m/w) zu erfahren und eine Rückmeldung über sein eigenes Führungsverhalten und über die gemeinsame Zusammenarbeit zu erhalten. Durch das offene Ansprechen dieser Punkte soll eine vertrauensvolle Zusammenarbeit gefördert werden.

Mein Tipp: Laden Sie ca. 14 Tage vor dem geplanten Gespräch ein.

Grundsätzliches zur Durchführung des Gesprächs

Kurtis Garbutt - Do Not Disturb (Lizenz: CC BY 2.0)
Kurtis Garbutt – Do Not Disturb (Lizenz: CC BY 2.0)

Das Mitarbeitergespräch sollte mindestens einmal im Jahr vom Vorgesetzten angeboten werden. Die Initiative für das Gespräch geht vom Vorgesetzten aus.

Mitarbeiter (m/w) und Vorgesetzter kann dieser Leitfaden zur Vorbereitung des Gespräches dienen und gibt beiden einen Rahmen für das Gespräch.

Für das Gespräch soll genug Zeit (ca. 1-2 Stunden) eingeplant werden. Vermeidbare Störungen durch Dritte oder das Telefon sollten verhindert werden.

Mein Tipp: Handy auf Flugmodus, Festnetzanschluss umleiten oder Gerät stumm schalten, anderen Mitarbeitern (m/w) ein „NICHT STÖREN“ signalisieren

Das Gespräch ist streng vertraulich.

Beachten Sie betriebliche Regelungen!

Z.B.: Nur der Vorgesetzte, der Mitarbeiter (m/w) und der Personalleiter erhalten eine Ausfertigung des Protokolls.

Nur der Vorgesetzte und der Mitarbeiter erhalten eine Ausfertigung des Protokolls. …

Vorbereitung des Gesprächs 

Maik Meid - Schreibtisch Situation (Lizenz: CC BY-SA 2.0)
Maik Meid – Schreibtisch Situation (Lizenz: CC BY-SA 2.0)

Das Mitarbeitergespräch kann aus 2 Teilen bestehen.

Zuerst werden im Rückblick noch einmal das letzte vorangegangene Mitarbeitergespräch und die darin getroffenen Vereinbarungen besprochen.

Der Rückblick entfällt, wenn kein vorangegangenes Mitarbeitergespräch stattgefunden hat.

Anschließend wird die Arbeitssituation insgesamt diskutiert.

Dabei können folgende 6 Bereiche angesprochen werden:

  1. Arbeitsaufgaben/ Projekte
  2. Arbeitsumfeld
  3. Zusammenarbeit im Team
  4. Führungsverantwortung und Führungsverhalten (nur bei FK)
  5. Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven
  6. Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten

Mein Tipp:

Die Vorbereitung des Mitarbeitergespräches ist das A und das O.

Dadurch sichern Sie das Gelingen des Gespräches.

Werden Sie sich über das Ziel des Gespräches klar.

Was wollen Sie ansprechen?

Hören Sie zu, Hören Sie hin.

Stellen Sie offene Fragen. Fragen, Fragen, Fragen?

Ihre Checkliste für das Gespräch 

Courtney Dirks - To Dos (Lizenz: CC BY 2.0)
Courtney Dirks – To Dos (Lizenz: CC BY 2.0)

Auswahl an Themen und an Fragen 

Rückblick

In diesem Teil soll noch einmal das vorangegangene Mitarbeitergespräch betrachtet werden. Machen Sie sich Notizen zu den Punkten, die Sie im Gespräch erwähnen möchten.

Welche Ziele wurden für den zurückliegenden Zeitraum vereinbart?

(siehe Protokoll des letzten Mitarbeitergesprächs) 

Was wurde erreicht, was nicht?

(Weshalb nicht?)

Weitere Anmerkungen zum letzten Mitarbeitergespräch

Arbeitsaufgaben/Projekte/ Arbeitssituation 

Im zweiten Teil soll die Arbeitssituation insgesamt besprochen werden.

Notizen, wenn Ihnen Positives oder Negatives dazu einfällt.

Welche zusätzlichen Aufgaben wurden übernommen?

Was fällt leicht?

Was fällt schwer?

Planung und Organisation der Arbeitsabläufe

Welche Arbeitsabläufe sind gut, welche nicht gut organisiert oder geplant?

(z.B. Zeiteinteilung, Unterbrechungen, Zeitfresser) 

Überforderung oder Unterforderung

In welchen Bereichen besteht eine Über- oder Unterforderung des Mitarbeiters (m/w)?

(z.B. Arbeitsmenge, Qualitätsanforderungen,…) 

Veränderungen, die auf die Abteilung/ MA zukommen

Welche Veränderungen finden statt oder sind in nächster Zeit zu erwarten?

(z.B. personelle Veränderungen, neue Regelungen, Projekte)

Qualifikation, Kenntnisse, Fertigkeiten

Welche können erweitert werden, welche können besser genutzt werden?

Wer kann wen unterstützen

Wer wurde unterstützt?

Bedarf an Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen zur Bewältigung der Arbeitsaufgabe

Welche Maßnahmen erscheinen sinnvoll, um die Arbeit besser erledigen zu können?

Welche Qualifikation ist hilfreich?

Arbeitsumfeld

Gestaltung des Arbeitsplatzes

Welche Dinge stören bei der Arbeit?

(z.B. Beleuchtung, Lärm, Temperatur, Mobiliar, Sauberkeit, Räumlichkeiten)

Technische Hilfsmittel und Arbeitsmaterialien

In welchem Zustand sind die Mittel, welche Mittel fehlen?

(z.B. Geräte, Maschinen, Instrumente, Materialien, Werkzeug, PC) 

Arbeitszeitregelung

Welche Regelungen haben sich bewährt, welche Änderungen könnten allen Beteiligten nützen?

(z.B. Flexibilität, Dienstplan, Vertretungsregelung, Urlaub, Homeoffice)

Körperliche Belastungen und Gesundheitliche Beeinträchtigungen

Welche Faktoren am Arbeitsplatz stellen Belastungen dar?

Welche Vorschläge gibt es von MA-Seite 

Arbeitssicherheit

Wo bestehen Sicherheitsrisiken, was sollte verbessert werden?

(z.B. Gefahrenquellen, Schutzvorrichtungen, Schutzkleidung, Beinahunfälle,) 

Zusammenarbeit im Team 

Zusammenarbeit mit Kollegen

Wo funktioniert die Zusammenarbeit mit Kollegen?

Gibt es gemeinsame Projekte?

Wo funktioniert sie nicht?

Wer unterstützt wen?

Wie wird kommuniziert?

(Arbeitsklima, Informationsaustausch, gegenseitige Unterstützung)

Informationsaustausch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter (m/w)

In welchen Bereichen ist der Informationsaustausch gut, in welchen könnte er verbessert werden?

(z.B. Klarheit von Prioritäten und Aufgaben, Transparenz von Entscheidungen)

(Achtung vor der Feedbackfrage. Möchte ein Chef tatsächlich Ihr Feedback?)

Zusammenarbeit zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter (m/w)

Auf welchen Gebieten ist die Zusammenarbeit gut, auf welchen könnte sie verbessert werden? (z.B. Delegation, Handlungs- und Entscheidungsspielraum)

(Achtung vor der Feedbackfrage. Möchte ein Chef tatsächlich Ihr Feedback?)

Kommunikation zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter (m/w)

In welchen Situationen stimmt der gegenseitige Umgang, in welchen könnte er verbessert werden?

(Anerkennung, Kritik, Umgang mit Konflikten)

(Achtung vor der Feedbackfrage. Möchte ein Chef tatsächlich Ihr Feedback?) 

Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven

Aufstiegsmöglichkeiten oder berufliche Perspektiven

Welche Aufstiegs- oder Entwicklungsmöglichkeiten kommen in Betracht? 

Andere Aufgabengebiete

Welche Aufgabengebiete könnten übernommen werden?

Welche Aufgabengebiete  könnten abgegeben werden?

Was würden Sie Abteilungsübergreifend gern tun?

Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen

Welche Maßnahmen erscheinen sinnvoll?

Was bringt Sie weiter?

Was hat Nutzen für das Unternehmen? 

*Der folgende Punkt bezieht sich nur auf solche Mitarbeiter (m/w), die Vorgesetztenfunktion haben. 

Zusammenarbeit zwischen dem Mitarbeiter (m/w) und ihm unterstellten Mitarbeiter (m/w)n

Wie könnte die Zusammenarbeit verbessert werden?

Wer sind die Performer im Team?

Wo braucht es Unterstützung?

Wer unterstützt Sie im Alltag?

Wer nicht? 

Sonstiges

Raum für Dinge des Alltags 

Weitere Vorschläge zum Punkt Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven

Mitarbeitersicht 

Zusammenfassung: 

Der Redenanteil des Vorgesetzten (mein Vorschlag) liegt zwischen 25 und 35 Prozent, Halten sie das Gespräch am Laufen. Machen Sie Pausen.

Lassen Sie den Mitarbeiter nachdenken und antworten 

Mein ernstgemeinter Tipp: 

Zuhören

Hinhören

Nachfragen

Du kannst Dir den Artikel hier als PDF runterladen:

Leitfaden jährliches Mitarbeitergespräch [Erik Schreier]

Außerdem habe ich aus dem Artikel die Checkliste als Vorlage erstellt:

Checkliste jährliches Mitarbeitergespräch [Erik Schreier]

Erik Schreier

Erik Schreier

 

 

 

 

 

 

 

Mein Motto: „Ich brenne für das Thema Führung/ Leadership“

VITA:

Ehemaliger Leistungssportler

Kaufmännischer Angestellter

Bundeswehrsoldat (SaZ)

Personalleiter / HR Manager

privatgeführter Industriebetrieb

TREK Bycicle Cooperation

BorgWarner Beru Systems

Mitglied des Kreisvorstands einer HiO

Führungsverantwortung für 565 Mitarbeiter

Schwerpunktthemen: Personal, Vertrieb, QM, Soziale Dienste

Weiterbildungen zum:

BusinessCoach

Mediator im BusinessKontext (Competence on Top)

BusinessDevelopmentManager

NonProfitOrganisationManager

 

 

 

 

 

Philipp Tessin

Philipp Tessin ist seit über 15 Jahren im Gesundheitswesen tätig. Sein Wissen als Führungskraft in der Pflege teilt er in diesem Blog, um anderen, jungen Führungskräften die Arbeit zu erleichtern. Außerdem ist er freiberuflich als Dozent und Referent tätig und hat einen Lehrauftrag an der Hamburger Fern-Hochschule inne.

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One thought on “Dein Leitfaden zum Mitarbeiterjahresgespräch

  1. Guten Morgen!
    Klasse Beitrag, Erik, gite Zusammenfassung! Ich habe ein paar Kleinigkeiten zur Vorbereitung:
    1) Setzt euch nebeneienander oder über Eck, niemals gegenüber.
    2) Hab eine Uhr für beide sichtbar und mach den Zeitplan klar. Wenn es länger dauern sollte, wird ein neuer Termin gemacht.
    3) Hab Taschentücher unsichtbar griffbereit. Tränen sind nicht schlimm, und kommen vor, sei vorbereitet.
    4) Hab Wasser und Gläser auf dem Tisch, reden macht manche durstig.
    5) Schreib die Punkte mit. Und sei Dir um Klaren darüber, dass das Geschriebene auch vom Mitarbeiter gesehen wird. KEINE “ – “ oder “ :( „, Lieber kleinschriftige Bermerkungen und Abkürzungen für die kritischen Punkte.

    Beste Grüße
    OLAF :)

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