Dennis Skley - Krank ... 296/366 (Lizenz: CC BY-ND 2.0)

Drei Tipps, zum Umgang mit Personalausfällen

Personalausfälle begegnen uns Führungskräften in unserer Arbeit regelmäßig wieder. Ab einer gewissen Anzahl der Mitarbeiter die uns anvertraut sind quasi  täglich.

Im folgenden Text soll es um den Umgang mit diesen Ausfällen gehen. Umgang meint in diesem Fall nicht, dass ich eine Lösung zur Vermeidung des Ausfalls präsentieren werde. Oder Ihnen ein Konzept vorstelle, dass Sie in Ihrem Arbeitsfeld implementieren können.

Umgang meint in diesem Fall eher den allgemeinen Umgang. Wie Sie reagieren können, wenn um 19.20 Uhr das Telefon klingelt und der Spätdienst Ihnen mitteilt, dass der Nachtdienst sich gerade krank gemeldet hat.

Das Besondere der Pflege

Wenn in den produzierenden Gewerben Mitarbeiter ausfallen, ist der Umgang anders als im Dienstleistungsbereich.

Beide Bereiche stehen natürlich grundsätzlich vor dem gleichen Problem, dass sie ihr „Produkt“ ohne Personal nicht anbieten können. In der Produktion führt dies zu Verzögerungen mit entsprechenden Kosten. Aber ich kann normalerweise „nachbessern“. Ich produziere mein Produkt zu einem späteren Zeitpunkt. Oder ich lasse meine Maschinen am nächsten Tag länger laufen, um den Rückstand wieder aufzuholen. Oder ich kaufe die fehlenden Produkte woanders nach, um sie meinen Kunden dann weiterzugeben.

Bei Dienstleistungen funktionieren diese Konzepte in der Regel nicht, da Dienstleistungen meist sofort in Anspruch genommen werden, wenn sie „produziert“ werden. Das nennt sich das „Uno actu-Prinzip“.

In der Pflege sind die Auswirkungen häufig noch drastischer. Wenn ich pflegerische Leistungen nicht mehr erbringen kann, führt dies zu einem Absenken der Patientenversorgung, quantitativ aber unter Umständen auch qualitativ. Und damit im Extremfall zu einer Gefährdung oder sogar Schädigung der Patienten.

Die Mehrbelastung der Mitarbeiter, die sich noch im Dienst befinden, und die Auswirkungen dieser Mehrarbeit, wie z.B. wiederum erhöhte Krankenstände, sind bekannt und ich werde an dieser Stelle darauf nicht weiter eingehen.

Dennis Skley - 38° 23/52 (Lizenz: CC BY-ND 2.0)
Dennis Skley – 38° 23/52 (Lizenz: CC BY-ND 2.0)

Die Arten des Ausfalls

Grundsätzlich sind zwei Arten von Personalausfällen zu unterscheiden:

  1. Der kurzfristige, akute Personalausfall
  2. Der langfristige, bedingt planbare Personalausfall

In diesem Artikel wird es in erster Linie um die erste Art des Personalausfalls gehen. Der langfristige Ausfall geht eher mit anderen Anforderungen einher und ist bis zu einem gewissen Grad planbar.

Nichtdestotrotz lassen sich einzelne Aspekte aus diesem Artikel auch auf den langfristigen Personalausfall übertragen.

1.     Der generelle Umgang

Wenn das Telefon klingelt und Sie von einem Mitarbeiter informiert werden, dass es zu einem Personalausfall kommt, müssen Sie zuerst eine generelle Entscheidung treffen: „Muss dieser Ausfall ersetzt werden?“

Natürlich stellen Ihre Mitarbeiter meist die Anforderung an Sie, diesen Ausfall zu kompensieren. Das ist zwar verständlich, aber nicht immer notwendig. Ziehen Sie weitere Faktoren zu Rate:

  • Wie ist die aktuelle Belegung der Station?
  • Sind weitere Kräfte auf der Station, die diesen Ausfall evtl. relativieren (z.B. Schüler, Praktikanten, etc.)?

Natürlich sollen und können Schüler keine examinierten Kräfte ersetzen. Aber gewisse Arbeiten können durch diese durchaus abgefangen werden. Und Ihre Aufgabe ist es, sowohl wirtschaftlich zu denken als auch die Mehrbelastung der anderen Mitarbeiter zu bedenken. Was ist belastender: den Dienst mit einem guten Schüler zu kompensieren oder einen anderen Mitarbeiter das dritte Wochenende in Folge arbeiten zu lassen?

  • Kommt es zu Minderleistungen, wenn der Ausfall nicht kompensiert wird? Und wenn ja: zu welchen?

Wenn Sie zu dem Entschluss gekommen sind, dass der Ausfall kompensiert werden muss, gehen Sie zum nächsten Schritt weiter.

2.     Die Besetzung aus vorhandenen Mitarbeitern

Je nach Größe des Hauses in dem Sie arbeiten oder des Bereichs, für den Sie verantwortlich sind, können Sie den Ausfall evtl. aus einem anderen Bereich kompensieren. Das heißt Sie versetzen einen Mitarbeiter aus einem anderen Bereich in den Bereich, in dem der Ausfall auftritt.

Auch hier kommen die gleichen Faktoren, wie bereits oben beschrieben zur Entscheidungsfindung zur Anwendung:

  1. Welche Station/ welcher Bereich hat eine geringe Belegung?
  2. Wer ist so gut besetzt, dass eine Abgabe eines Mitarbeiters möglich ist?

Ist diese Variante ebenfalls nicht möglich, geht es zum dritten Schritt.

Leonid Mamchenkov - Sick (Lizenz: CC BY 2.0)
Leonid Mamchenkov – Sick (Lizenz: CC BY 2.0)

3.     Mitarbeiter aus dem „Frei“ kommen lassen

Generell gilt: niemand muss kurzfristig aus seinem geplanten „Frei“ einspringen.

Das ist etwas, was ich meinen Mitarbeitern auch immer sage, wenn ich sie frage, ob sie einspringen können: „Jeder hat das Recht, Nein zu sagen!“

Auch moralische Erpressung ist ein No-Go! Dem Mitarbeiter zu vermitteln, er lässt seine Kollegen hängen, wenn er nicht kommt, setzt ihn nur ungerechtfertigt unter Druck.

Ja, es gibt Mitarbeiter, die kommen „nie“, und andere springen „immer“ ein. Aber nochmal: niemand ist gezwungen, kurzfristig einzuspringen! Der Mitarbeiter hat einen Anspruch auf einen verlässlichen Dienstplan. Wenn der Mitarbeiter nicht einspringt, nimmt er lediglich sein gutes Recht wahr. Das mag mich oder die Kollegen ärgern. Aber schlussendlich ist das „mein Problem“. Machen Sie es nicht zum Problem des Mitarbeiters!

Wenn Sie jemanden aus dem „Frei“ kommen lassen, gibt es auch hier verschiedene Möglichkeiten.

  1. Gibt es jemanden, der nur für bestimmte Arbeitsspitzen zur Verfügung steht? Das sind häufig Mitarbeiter, die geringfügig beschäftigt sind, z.B. bereits berentete Mitarbeiter, Studenten, Mitarbeiter in Elternzeit usw.

Wenn Sie diese Möglichkeit haben, rufen Sie dort zuerst an.

  1. Erst wenn Sie aus diesem „Pool“ niemanden bekommen, rufen Sie Mitarbeiter vom „Dienstplan“ an. Und auch hier gibt es verschiedene Kriterien, die es zu beachten gilt:
  • Anzahl der Überstunden
  • Anzahl der freien Tage (besonders der Wochenenden)
  • Wie oft ist der Mitarbeiter bereits eingesprungen?
  • Gesundheitszustand des Mitarbeiters

Wenn ich jemanden aus dem „Frei“ kommen lasse, prüfe ich immer auch die folgenden Dinge gleichzeitig mit:

  • Kann ich dem Mitarbeiter dafür an einem anderen Tag freigeben, ohne Planänderungen?
  • Kann ich im Dienstplan etwas umstellen, so dass der Mitarbeiter an einem anderen Tag frei bekommt?
  • Kann ich an einem anderen Tag jemanden aus einem anderen Bereich einsetzen, so dass der Mitarbeiter frei bekommt?

Hier muss man jedoch aufpassen, keine Versprechungen zu machen, die man später nicht halten kann. Oft gebe ich dem einspringenden Mitarbeiter dann kurzfristig frei.  Nichts ist unangenehmer, als ein Versprechen zu geben, dass ich dann wegen anderer Personalausfälle nicht halten kann.

Dennis Skley - Burnout! (Lizenz: CC BY-ND 2.0)
Dennis Skley – Burnout! (Lizenz: CC BY-ND 2.0)

Belastung der Führungskraft

Ich kenne keine Führungskraft, der es egal ist, wenn Personalausfälle abgedeckt werden müssen.

Wir bewegen uns immer im Spannungsfeld der verschiedenen Ansprüche, die an uns gestellt werden:

  • Ersetze ich den Dienst nicht, gefährde ich dann Patienten?
  • Ersetze ich den Dienst nicht, belaste ich meine Mitarbeiter zusätzlich.
  • Ersetze ich den Dienst nicht, sind meine Mitarbeiter böse auf mich.
  • Lasse ich jemanden einspringen, belaste ich den Mitarbeiter zusätzlich.
  • Rufe ich als Vorgesetzter jemanden an, setze ich den Mitarbeiter automatisch unter Druck. Es macht immer Stress, wenn der „Chef“ anruft.

Das alles erzeugt auch Stress bei der Führungskraft. Günstig ist es, wenn man Regelungen treffen kann, um Ausfälle zu kompensieren, z.B. einen Pool an Aushilfskräften. Solche Regelungen reduzieren Konflikte und damit auch den Stress für alle Beteiligten. Grundsätzlich gilt aber: Dafür sind Sie Führungskraft! Sie müssen die Entscheidung treffen, wie solche Ausfälle zu kompensieren sind.

Vielleicht hilft Ihnen dieser Artikel etwas bei der Entscheidungsfindung. Aber die letztendliche Entscheidung verbleibt bei Ihnen.

Zur Hilfe noch eine Grafik, die grob die Schritte darstellt, nach denen ich bei einem akuten Personalausfall vorgehe:

personalausfall

Wie gehen Sie mit Personalausfällen um?

Existieren in Ihrem Bereich Lösungen oder Konzepte, wie Sie damit umgehen können?

Schreiben Sie es mir in die Kommentare.

 

(Beitragsbild: Dennis Skley – Krank … 296/366 (Lizenz: CC BY-ND 2.0))

 

Philipp Tessin

Philipp Tessin ist seit über 15 Jahren im Gesundheitswesen tätig. Sein Wissen als Führungskraft in der Pflege teilt er in diesem Blog, um anderen, jungen Führungskräften die Arbeit zu erleichtern. Außerdem ist er freiberuflich als Dozent und Referent tätig und hat einen Lehrauftrag an der Hamburger Fern-Hochschule inne.

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