Maik Meid - Schreibtisch Situation (Lizenz: CC BY-SA 2.0)

Ihr Leitfaden zum erfolgreichen Mitarbeitergespräch

Das Jahr nähert sich dem Ende uns sie stehen wieder an: die Mitarbeitergespräche!

Für viele Leitungskräfte lediglich eine Pflichtübung, die einmal im Jahr abgearbeitet werden muss. Für andere Führungskräfte sogar ein Übel, das sie am liebsten vermeiden (und das manchmal auch tun).

Dabei ist so ein Mitarbeitergespräch gar nicht schlimm. Und gut vorbereitet sogar ein echter Gewinn für beide Seiten.

Im Netz und in der einschlägigen Literatur gibt es ausreichend Tipps und Tricks, wie man so ein Gespräch vorbereitet, durchführt und nachbereitet. In diesem Artikel stelle ich dar, wie ich so ein Gespräch führe und welche Instrumente ich mir im Laufe der Zeit angeeignet habe.

Arten von Gesprächen

Zunächst müssen wir die unterschiedlichen Arten von Gesprächen unterscheiden:

  • Jahresgespräch
  • Zielvereinbarungsgespräch
  • Kritikgespräch
  • Krisengespräch

Für jede  dieser Art von Gesprächen gibt es unterschiedliche Arten diese zu führen. Konzentrieren wollen wir uns jetzt aber nur auf das Jahresgespräch.

Mit wem führen Sie das Gespräch?

Es macht einen Unterschied, ob sie Pflegedienstleitung sind oder Stationsleitung. Denn je nach Ihrer hierarchischen Position unterscheiden sich Ihre Ansprechpartner und damit auch die Inhalte für das Gespräch.

Gerade Führungskräfte in den Mittleren Führungspositionen (z.B. als Stationsleitung) haben häufig das Gefühl: „Was soll ich denn mit meinen Mitarbeitern besprechen? Die großen Ziele werden sowieso durch die PDL und die Geschäftsführung vorgegeben. Wir als kleine Indianer müssen doch das nur umsetzen.“

Das stimmt natürlich zum Teil. Aber eben nur zum Teil.

Häufig haben Sie bei den „großen“ Zielen einen nicht zu unterschätzenden Gestaltungsspielraum. Und diese konkrete Ausgestaltung sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern besprechen. Und auch wenn Sie keine Themen für dieses Gespräch haben sollten (was ich mir eigentlich kaum vorstellen kann): Vielleicht hat Ihr Mitarbeiter aber etwas, über das er mit Ihnen gerne sprechen möchte?! Diese Chance sollten Sie ihm geben. Mitarbeiter wissen es sehr zu schätzen, wenn man sich ihre Sorgen und Wünsche anhört und ihnen dazu ein Feedback gibt.

Infusionsoft - Customer Feeback... (Lizenz: CC BY-SA 2.0)
Infusionsoft – Customer Feeback… (Lizenz: CC BY-SA 2.0)

Mitarbeitergespräche sind also ein nicht zu unterschätzendes Führungsinstrument.

Ich habe außerdem die Erfahrung gemacht, dass auch wenn es im Vorfeld angeblich nichts zu besprechen gab, innerhalb des Gesprächs sich auf einmal neue Themen oder Perspektiven eröffnet haben, die für beide Seiten durchaus wertvoll waren.

In einem Gespräch hat mir einmal ein Mitarbeiter gesagt: „Ich bin ein ganz einfacher Mitarbeiter. Ich habe keine Wünsche. Ich möchte keine Fortbildungen machen oder so. Ich will einfach nur arbeiten. Mit mir haben Sie es ganz einfach.

Auch eine Aussage, oder?

Im folgenden Text werde ich darstellen, wie so ein Gespräch vorbereitet werden kann und wie Sie Ihre Themen finden. Diese Schritte und Inhalte sind sicher nicht bei jedem Mitarbeiter notwendig. Die Dauernachtwache mit 25% Stellenanteil hat sicher andere Themen, sowohl inhaltlich als auch von der Komplexität, als die Stationsleitung mit Verantwortung für 30 Mitarbeiter.

Das erste Gespräch

Wenn ich eine neue Stelle angetreten habe, habe ich das erste Gespräch immer offen und ohne Skript geführt. Diese Gespräche fanden meist kurz nach meinem Start auf der neuen Stelle statt. Da gab es meist noch nicht viele Themen. Dieses Gespräch diente für mich überwiegend als gegenseitiges Kennenlernen.

Ich hatte in der Regel noch keine konkreten Ziele (jedoch viele Ideen im Kopf) für den Mitarbeiter. Bei den Mitarbeitern war das sehr unterschiedlich. Die Palette reichte von gar keinen Themen bis hin zu konkreten Wünschen oder sogar Forderungen.

In diesem Gespräch treffe ich in der Regel noch keine Vereinbarungen. Jedoch stelle ich fast immer folgende Fragen:

Wenn ich eine gute Fee wäre: Was wären Ihre drei Wünsche an mich (natürlich rein arbeitsbezogen)?

Wo sehen Sie sich in 5 Jahren?

Durch diese Fragen lernt man schon sehr viel über den Mitarbeiter und sein Arbeitsumfeld.

Allgemeine Gesprächsregeln

Diese Regeln gelten für alle Arten von Gesprächen, zumindest wenn diese geplant stattfinden (und das sollte eigentlich immer so sein):

Sorgen Sie für eine störungsfreie Gesprächsatmosphäre

Kurtis Garbutt - Do Not Disturb (Lizenz: CC BY 2.0)
Kurtis Garbutt – Do Not Disturb (Lizenz: CC BY 2.0)

Wenn Sie ein wichtiges Gespräch führen, sollte dies störungsfrei stattfinden. Das haben alle Beteiligten verdient und ist der Wichtigkeit angemessen. Daher

  • Tür zu
  • Informieren Sie andere (z.B. Ihre Sekretärin, andere Mitarbeiter), dass Sie für die kommende Stunde nicht gestört werden möchten. Evtl. hängen Sie ein entsprechendes Schild an die Tür. Wenn Sie kein eigenes Büro oder Besprechungszimmer haben, reservieren Sie einen entsprechenden Raum.
  • Telefon aus. Das gilt auch und gerade für Sie als Vorgesetzter. Wenn es wichtig ist, werden Sie wieder angerufen werden. Evtl. geben Sie Ihr Telefon solange Ihrer Sekretärin oder einem anderen Mitarbeiter, der Sie vertreten kann. Gleiches gilt übrigens auch für das Handy/ Smartphone. Klingelnde Notifications, weil Ihre Frau Ihnen noch den Einkaufszettel per WhatsApp schickt gehören ausgeschaltet!

Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre

Das Gespräch soll, wenn Sie es ernst damit meinen, zu einem echten und positiven Ergebnis führen. Das erreichen Sie nicht, wenn Sie in Ihrem Chefsessel thronen, während Ihr Mitarbeiter im Arme-Büßer-Stuhl vor dem Schreibtisch hockt.

Daher setzen Sie Sich mit Ihrem Mitarbeiter zusammen. Ein Glas Wasser oder eine Tasse Kaffee schadet übrigens weder dem Jahresergebnis noch führt es zu zuviel Vertraulichkeit.

Informieren Sie rechtzeitig

Informieren Sie Ihren Mitarbeiter, dass Sie mit Ihm sprechen möchten. Er hat ebenso wie Sie einen Anspruch darauf, sich auf das Gespräch vorzubereiten.

Diese Information sollte durchaus schriftlich als Einladung erfolgen. Dann können Sie ihm auch alle notwendigen Unterlagen zukommen lassen, die er für die Vorbereitung zum Gespräch benötigt.

Die Einladung sollte Ihrem Mitarbeiter ein bis zwei Wochen vor dem Gespräch zugehen.

Extratipp: Ein Blick auf den Dienstplan kann hilfreich sein. Da das Mitarbeitergespräch ein Pflichttermin sein sollte, wäre morgens um 10.00 Uhr nach einem Nachtdienst kein fairer Zeitpunkt.

Das Gespräch an sich

downing.amanda - Life for me ain't been no crystal stair (Lizenz: CC BY-SA 2.0)
downing.amanda – Life for me ain’t been no crystal stair (Lizenz: CC BY-SA 2.0)

Ziele setzen

Ziele lassen sich grob in zwei Gruppen unterteilen:

  1. Unternehmensziele
  2. Persönliche Ziele

Unternehmensziele

Jedes Unternehmen, auch ein Krankenhaus, Altenheim oder Pflegedienst, hat Ziele, die erreicht werden sollen. Dienstleistungen werden immer von Menschen an Menschen erbracht. Daher müssen Sie diese Menschen, nämliche Ihre Mitarbeiter, über diese Ziele informieren und Ihnen mitteilen, wie sie dazu beitragen können, diese Ziele zu erreichen.

Daher müssen Sie sich vor dem Gespräch darüber klar werden, was diese Ziele sind und dann diese Ziele für Ihre Mitarbeiter „runterbrechen“.

Ein Ziel wie „Wir müssen nächstes Jahr 1 Million €uro mehr Gewinn machen“ ist kein Ziel! Da wird Ihr Mitarbeiter Sie mit Recht fragen, wie er das erreichen soll.

Sie müssen diese Zielvorgabe, die in der Regel so abstrakt von Ihrer Geschäftsführung gestellt wird, in konkrete Handlungsziele umformulieren. Das kann z.B. die Optimierung der PKMS-Dokumentation sein.

Persönliche Ziele

Als gute Führungskraft haben Sie neben den abstrakten Unternehmenszielen auch die Mitarbeiterentwicklung im Blick.

Unternehmensentwicklung ist auch immer Mitarbeiterentwicklung!

Sie können nur eine gute Station, Abteilung oder auch Krankenhaus führen, wenn Sie die entsprechenden Mitarbeiter dafür haben.

Und Mitarbeiter sind immer nur so gut, wie ihr Vorgesetzter.

Nachdem Sie also die Unternehmensziele in konkrete Einzelziele formuliert haben, können Sie auch definieren, was Ihre Mitarbeiter dafür können müssen. Nachdem Sie diese Anforderungen ermittelt haben, gleichen Sie dies mit dem Kompetenzprofil Ihrer Mitarbeiter ab und wissen dann, welche Kompetenzen bereits vorhanden sind und welche noch entwickelt werden müssen. Und konkret welche Mitarbeiter dafür geeignet sind. Daraus ergeben sich dann die Anforderungen, die Sie an den einzelnen Mitarbeiter stellen.

Aber natürlich hat auch Ihr Mitarbeiter Wünsche und Pläne. Vergessen Sie nicht danach zu fragen und dies dann in Ihre Überlegungen mit einzubeziehen.

Zielformulierung

Ich formuliere die Ziele für meine Mitarbeiter nach dem SMART-Modell:

Spezifisch: Ziele dürfen nicht vage, sondern müssen konkret sein („Bis zum 30.06.2016 sollen die Überstunden halbiert sein.“)

Messbar: Ziele müssen messbar sein. Bei dem Beispiel der Überstunden ist dies relativ einfach zu realisieren. Aber auch Zufriedenheit kann messbar sein, z.B. am Rücklauf „zufriedener“ Befragungsbögen oder am Rückgang von Beschwerden.

Akzeptiert: Sowohl Sie als auch Ihr Mitarbeiter müssen „hinter den Zielen stehen“, sonst funktioniert so eine Vereinbarung nicht.

Realistisch: Ziele müssen erreichbar sein. Die Forderung „Im Jahr 2016 will ich keine einzige Beschwerde von Patienten oder Angehörigen sehen oder hören!“ ist utopisch und damit kein echtes Ziele.

Terminiert: Zu einem Ziel gehört ein Zeitpunkt, zu dem es erreicht werden soll. ASAP (= as soon as possible) ist kein Termin, aber der 31.03.2016 schon.

Legen Sie los!

Hakan Dahlström - Aiming at you (Lizenz: CC BY 2.0)
Hakan Dahlström – Aiming at you (Lizenz: CC BY 2.0)

Wenn Sie diese Schritte beachten, sollte Ihrer Zielplanung nichts im Wege stehen.

Noch ein letzter Tipp:

Machen Sie es wichtig!

Wir neigen dazu, Termine nach Dringlichkeit und nicht nach Wichtigkeit zu planen. Jahresgespräche sind zwar wichtig, aber nicht dringend. Erst muss noch die Nachtwache fürs Wochenende organisiert werden, die Beschwerde abgearbeitet werden usw. Darüber vergessen wir häufig die wirklich wichtigen Dinge.

Deswegen legen Sie für sich und Ihre Mitarbeiter noch heute feste Termine fest!

Und nun viel Spaß bei den Jahresgesprächen!

Führen Sie Jahresgespräche?

Was haben Sie für Tipps zu diesen Gesprächen?

Gehört noch etwas in die Gespräche, was in diesem Artikel fehlt?

Lassen Sie es mich und die anderen Leser wissen.

Beitragsbild: Maik Meid – Schreibtisch Situation (Lizenz: CC BY-SA 2.0)

Philipp Tessin

Philipp Tessin ist seit über 15 Jahren im Gesundheitswesen tätig. Sein Wissen als Führungskraft in der Pflege teilt er in diesem Blog, um anderen, jungen Führungskräften die Arbeit zu erleichtern. Außerdem ist er freiberuflich als Dozent und Referent tätig und hat einen Lehrauftrag an der Hamburger Fern-Hochschule inne.

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