Reden ist Silber, protokollieren ist Gold!

Was nicht auf einer einzigen Manuskriptseite zusammengefasst werden kann, ist weder durchdacht noch entscheidungsreif. (Dwight D. Eisenhower)

Ich habe inzwischen meine dritte Leitungsposition inne. Und jedes Mal habe ich folgende Erfahrung machen dürfen:

Gespräche, die nicht dokumentiert sind, haben keinen Wert!

Eine der Hauptaufgaben einer Führungskraft ist sprechen!

Das hat etwas gedauert, bis ich das verstanden hatte. Als gelernter Krankenpfleger mit langjähriger Tätigkeit einer Zentralen (Not)-Aufnahme, war ich es gewohnt „anzupacken“:

  • Reanimation
  • Gipsen
  • Blut abnehmen
  • Dislozierte Gelenke reponieren

Das war richtige Arbeit!

Und dann plötzlich fiel das weg. Und reden gehörte zu einer meiner Hauptbeschäftigungen. Das fühlte sich komisch an.

Und dann waren da noch diese wichtigen Gespräche:

  • Zielvereinbarungen
  • Kritikgespräche
  • Mitarbeiterfördergespräche

Ich habe glücklicherweise recht früh angefangen, diese zu dokumentieren.

Ärgerlich wurde es immer dann, wenn angeblich irgendwelche Absprachen getroffen worden seien und diese waren nicht dokumentiert.

Mindestens eine Seite fühlte sich dann an diese Absprachen nicht gebunden. Und mindestens eine Seite ärgert sich dann darüber.

Besonders problematisch wird es dann bei Fehlverhalten von Mitarbeitern (aus Sicht des Vorgesetzten). Ist dieses Fehlverhalten ein Dauerproblem, wurden meist dazu in der Vergangenheit Gespräche geführt. Stellt der Mitarbeiter dieses Verhalten nicht ab, fehlt mir ohne entsprechende Dokumentation jegliche Handhabe.

Aber genauso ist ein dokumentiertes Gespräch auch eine Sicherheit für den Mitarbeiter. Wurden Absprachen oder Zusagen getroffen und hält der Vorgesetzte diese nicht ein, kann der Mitarbeiter genauso darauf pochen.

Daher solltest Du bei wichtigen Gesprächen folgende Regeln beachten:

1.     Vorbereitung

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Geplante Gespräche sollten nicht nur terminlich, sondern auch inhaltlich geplant sein. Besonders wenn das Gespräch droht „schwierig“ zu werden.

Daher empfiehlt es sich, vor dem Gespräch zunächst die Themen zu notieren, die besprochen werden sollen und dann zu den einzelnen Themen der entsprechende Inhalt. Damit läufst Du nicht Gefahr, etwas Wichtiges zu vergessen.

Außerdem haben bestimmte Gespräche die Eigenschaft, dass man manchmal aufgeregt ist. Dann kann ein Leitfaden sehr hilfreich sein, das Gespräch zu strukturieren.

Du solltest aber auch dem anderen die Gelegenheit geben, sich auf das Gespräch vorzubereiten. Daher plane ich wichtige Gespräche nie am selben Tag. Je nach Dringlichkeit und Thema liegt zwischen Terminvereinbarung und dem Gespräch ein Tag und zwei Wochen. Länger jedoch normalerweise nicht.

Auch teile ich dem anderen mit, was das Thema des Gesprächs sein wird. Nichts ist unfairer als ein ernstes Kritikgespräch, auf das man sich nicht vorbereiten kann.

2.     Mach Dir Notizen!

Notizbuch

Bei geplanten Gesprächen habe ich immer einen Block auf dem Tisch liegen. So kann ich mir direkt im Gespräch Notizen machen und wichtige Absprachen werden nicht vergessen.

Außerdem ergeben sich aus Gesprächen häufig To-Dos für mich. Und alles, was ich nicht notiere, vergesse ich häufig auch. Ganz gemäß dem Motto: Erst wenn es auf einer Liste steht, ist es eine Aufgabe.

Meinen Umgang mit To-Do-Listen habe ich übrigens in diesem Artikel (Klick!) beschrieben.

3.     Schreibe sofort das Protokoll

 

Versuche möglichst zeitnah das Protokoll, die Vereinbarung oder wie auch immer Du Deine Gespräche festhältst, anzufertigen.

Aufgaben tendieren einerseits dazu, sich immer weiter nach hinten zu schieben, je länger Du damit wartest. Dadurch läufst Du Gefahr, dass Du irgendwann einen Aufgabenberg vor Dir herschiebst, von dem Du die Hälfte dann sowieso nicht mehr bearbeitest.

Aber wichtiger ist: kurz nach dem Gespräch ist die Erinnerung noch frisch. Du läufst weniger Gefahr, wichtige Details zu vergessen.

Für Besprechungen mit mehreren Teilnehmern nutze ich eine Vorlage, in der neben dem Inhalt auch das „Wann“ und „Wer“ eingetragen wird.

Damit kommen wir zum nächsten Punkt:

4.     Datum, Thema, Beteiligte

In einem Gesprächsprotokoll gehören neben dem eigentlichen Inhalt immer diese Bestandteile:

  • Datum des Gesprächs
  • Thema, Anlass des Gesprächs
  • Die beteiligten Personen
  • Protokollant

Hier bietet es sich an, eine entsprechende Vorlage zu verwenden, in der diese Punkte nur noch eingetragen werden müssen.

5.     Aufgaben brauchen einen Termin und einen Verantwortlichen

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Wenn Du Aufgaben festhältst, schreibe immer, immer, immer dazu, wer diese bis wann erledigt!

Mein Tipp: „So schnell wie möglich“ ist keine Zeitangabe! Mache es konkret, sonst fühlt sich keiner verpflichtet. Denn „So schnell wie möglich.“ ist sehr unterschiedlich interpretierbar.

Auch bei den Verantwortlichen solltest Du konkrete Personen benennen. Bei unklaren Angaben (z.B. Station XY) fühlt sich u.U. keiner direkt dafür verantwortlich und dementsprechend wird es auch nicht erledigt.

6.     Alle Gesprächsteilnehmer erhalten ein Protokoll

Bei Besprechungen mag das noch üblich sein. Sofern ein Protokoll erstellt wird, wird das dann meist in den hausinternen Verteiler gegeben.

Bei Einzelgesprächen ist dies häufig nicht üblich. Je nach Art und Inhalt des Gesprächs fertige ich ein Exemplar für mich und eines für meinen Gesprächspartner an.

Bei ganz brisanten Themen lasse ich mir das Protokoll sogar von meinem Gesprächspartner unterschreiben (und unterschreibe es selber natürlich auch). Hier kann der Hinweis wichtig sein, dass mit der Unterschrift der andere nicht bestätigt, dass er mit dem Inhalt einverstanden ist, sondern lediglich, dass das Gespräch in dieser Form und mit dem beschriebenen Inhalt stattgefunden hat. Dementsprechend bekommt der andere daher die Gelegenheit, mir noch Hinweise oder Änderungswünsche mitzuteilen, damit ich diese in das Protokoll mit einfüge.

Gerade diese Unterschrift fühlt sich für die meisten komisch an. Aber damit erhält dieses Gespräch einen „offiziellen“ Charakter und die Bedeutsamkeit wird unterstreicht.

Wie führst Du bisher Deine Gespräche?

Fertigst Du Protokolle an? Oder hast sogar eine Vorlage dafür?

Teile es mir in den Kommentaren mit!

Philipp Tessin

Ich bin seit über 20 Jahren im Gesundheitswesen tätig und passionierter Läufer. Da viele Parallelen zwischen Ausdauersport und Führung existieren, verbinde ich diese beiden Themen und gebe mein Wissen als Führungskraft und als Läufer in diesem Blog weiter.

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