So gelingt dir als Vorgesetzter eine erfolgreiche Urlaubsplanung

Jedes Jahr findet die Urlaubsplanung statt.

Und jedes Jahr ist sie ein Ärgernis.

Die Mitarbeiter diskutieren sich die Köpfe heiß. Die Vorgesetzten versuchen irgendwie eine Lösung zu finden, die allen gerecht wird. Und die Geschäftsführung hat das Interesse, dass der komplette Urlaub vergeben wird, damit am Ende des Jahres die Liquidität nicht negativ beeinflusst wird.

Und neben all diesen Interessen, muss der Dienstplanende sicher stellen, dass immer und zu jeder Zeit ausreichend Pflegekräfte vor Ort sind.

Zunächst stelle ich einmal ganz allgemeine Regeln der Urlaubsplanung vor und werde am Ende eine Formel zur Berechnung vorstellen, anhand derer ausgerechnet werden kann, wieviel Mitarbeiter gehen dürfen, aber auch müssen! Dazu später mehr.

Grundsätze der Dienstplanung

Mit der Dienstplanung, und damit auch mit der Urlaubsplanung, sind drei grundsätzliche Ziele verbunden:

Patientenorientierung

Manchmal vergessen wir ihn, aber ohne ihn würden wir beruflich gar nicht existieren:

DER PATIENT

Patientenorientierung in der Dienstplanung bedeutet, dass immer ausreichend Mitarbeiter mit ausreichender Qualifikation vorhanden sind. Ich will an dieser Stelle nicht die Diskussion des Fachkräftemangels aufmachen. Dann könnten wir diesen Artikel hier schließen.

Gehen wir davon aus, dass ausreichend Mitarbeiter mit entsprechender Qualifikation auf dem Dienstplan stehen. Dann hat der Patient auch den Anspruch, dass zu jeder Schicht über das ganze Jahr verteilt immer ausreichend Mitarbeiter im Dienst sind.

Das muss der Dienstplanende sicherstellen.

Wirtschaftlicher Personaleinsatz

Aufgabe des Dienstplanenden ist es, die Verteilung der Mitarbeiter auch unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten vorzunehmen. Für die Urlaubsplanung bedeutet das, dass am Ende des Jahres idealerweise kein Resturlaub mehr besteht, so dass kein Urlaub in das anschließende Jahr mit reingenommen werden muss. Für diesen Übertrag des Resturlaubes muss der Arbeitgeber nämlich Rückstellungen bilden. Diese Rückstellungen stehen wirtschaftlich dann nicht mehr zur Verfügung und wirken sich negativ auf die Liquidität aus.

Weiterhin sollten durch die Planung keine unnötigen Überstunden entstehen.

Wir kennen diese Diskussionen alle: eigentlich können nur drei Mitarbeiter gleichzeitig in den Urlaub gehen. Aber in den bevorzugten Zeiten (z.B. Sommerferien in Teams mit vielen schulpflichtigen Kindern) können da schnell mehr draus werden.

Dann wird verhandelt: „Wenn ich jetzt meinen Urlaub so bekomme, wie ich ihn mir wünsche, werde ich zu anderen Zeiten gerne einspringen, damit die dann frei nehmen können, die deswegen im Sommer mehr arbeiten müssen!“.

Die Argumente und Verhandlungstaktiken sind zahllos und der Kreativität kaum Grenzen gesetzt.

Jedoch: meine Erfahrung ist, dass dies nie so klappt!

Im Sommer gehen mehr in den Urlaub als eigentlich dürften und im November, wo die entstandenen Überstunden abgebaut werden sollen, rollt die Grippewelle durchs Team oder Kollegin Müller ist schwanger oder… oder… oder…

Deswegen: solche Deals dürfen nicht stattfinden!

Mitarbeiterzufriedenheit

Die Urlaubsplanung wird meist auch unter dem Aspekt der Mitarbeiterzufriedenheit diskutiert. Das ist ganz sicher richtig und darf auch nicht vernachlässigt werden.

Ich bin aber auch der Meinung, dass die Urlaubsplanung, wenn sie stringent geregelt ist, nur einmal im Jahr Unzufriedenheit erzeugt. Nämlich meist im Oktober/ November, wenn sie erstellt wird. Wenn sie einmal erstellt ist, habe ich bisher noch nie erlebt, dass sie dann weiter diskutiert wird.

Eine Fehlplanung erzeugt jedoch das ganze Jahr über Unzufriedenheit!

Dann muss eingesprungen werden, weil der Dienstplan nicht abgedeckt ist. Oder die Mitarbeiter sind doch unzufrieden, weil sie die Mehrarbeit, die November abgesprochen war, jetzt geleistet werden muss und draußen 30°C im Schatten sind.

Daher bin ich der festen Überzeugung, dass eine strikte Urlaubsplanung eher Zufriedenheit (oder von mir aus auch weniger Unzufriedenheit) als eine schlechte Urlaubsplanung erzeugt.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Der Mindestanspruch für Arbeitnehmer beträgt in Deutschland 24 Tage Urlaub im Jahr. Der tarifliche Urlaubsanspruch in den Gesundheitsberufen beträgt in der Regel 30 Tage.

Der Anspruch auf den vollen Urlaub entsteht das erste Mal nach sechs Monaten Anstellung. Da traditionellerweise viele Neueinstellungen in den Pflegeberufen zum 01.10. erfolgen (die „Frischexaminierten“), müsste ich natürlich bei diesen Neueinstellungen keinen Urlaub in der Probezeit, also bis zum 01.04. des Folgejahres gewähren. Damit schiebe ich aber immer einen nicht unwesentlichen Anteil an Resturlaub vor mir her. Das handhabe ich nicht so. Mitarbeiter erhalten auch in der Probezeit ihren regulären Urlaub. Und wenn die Jahresgrenze dabei überschritten werden sollte, sind die Leitungen angehalten, auch bei diesen Mitarbeitern keinen Resturlaub mit ins neue Jahr zu nehmen.

Die Wünsche des Mitarbeiters sind zu berücksichtigen. Hier entsteht häufig ein Missverständis. Von Arbeitnehmerseite wird das gerne als „Der Chef muss mir meinen Urlaub so gewähren, wie ich das gerne hätte!“ interpretiert. Da muss man ganz klar sagen, dass dies so nicht stimmt. Der Satz muss erweitert werden: Die Wünsche des Mitarbeiters sind zu berücksichtigen, solange die Dienstplanung sichergestellt ist! Aus diesem Satz lässt sich kein gesetzlicher Anspruch ableiten. Ich muss als Vorgesetzter aber prüfen, ob ich den Urlaub den Wünschen gemäß gewähren kann. Und wenn ich es kann, sollte ich dass natürlich auch berücksichtigen.

Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Das hatten wir bereits. Der Urlaub kann nur übertragen werden, wenn dringende persönliche oder betriebliche Gründe vorliegen. Dazu zählt nicht, dass ich gerne  meinen Skiurlaub im Januar nehmen möchte! Ich selber nehme fast immer die erste Januarwoche frei, da meine beiden Kinder da Geburtstag haben (Tolle Familienplanung, Herr Tessin!). Da diese Regelungen natürlich für mich genauso wie für meine Mitarbeiter gelten, ist dies immer neuer Urlaub. Sollte es zu einem Übertrag kommen, ist dieser in den ersten drei Monaten des neuen Jahres zu nehmen/ zu gewähren. Die Tarife regeln meist, dass ein Übertrag im Mutterschutz oder wegen Krankheit bis zum 30.06. möglich ist und der generelle Übertrag  bis zum 30.04.

Eine Erwerbstätigkeit ist im Urlaub nicht gestattet!

Erkrankung im Urlaub wird auf den Urlaub wieder angerechnet.

Soziale Aspekte

Da erfahrungsgemäß nicht alle so Urlaub nehmen können, wie sie es gerne hätten, muss es Regeln geben, wie bei Konflikten diese gelöst werden. Der Hauptansatz ist normalerweise die Beachtung sozialer Aspekte.

Um es vorweg zu nehmen: die Beachtung dieser Aspekte ist eine Soll-, keine Muss-Regel! D.h. es besteht kein gesetzlicher oder womöglich einklagbarer Anspruch darauf.

Die Aspekte, die ich hier vorstelle, haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und auch die Rangfolge kann individuell variieren:

  1. Alleinerziehende mit schulpflichtigen Kindern (Achtung: Schulpflicht gilt nur für 10 Jahre Schule, Sitzenbleiben mitgerechnet!)
  2. Verheiratete/ Verpartnerte mit schulpflichtigen Kindern
  3. Mitarbeiter, bei denen der Partner Betriebsferien hat (auch Lehrer)
  4. Mitarbeiter, die ihren Anspruch im Vorjahr zurückgestellt haben

Wieviele Mitarbeiter dürfen gleichzeitig in den Urlaub?

Kommen wir zum spannenden Teil.

Und dem Aspekt, der die meisten Diskussionen verursacht. Ich bin aber überzeugt, dass klare Regeln für alle (Mitarbeiter, Vorgesetzte und nicht zuletzt das Unternehmen) ausschließlich Vorteile haben.

Hier meine Formel (Wobei ich diese Formel natürlich nicht erfunden habe! Ich habe sie selber bei einem Seminar von Roßbruch-Consulting kennengelernt und verfahre seitdem danach):

Schritt 1: Berechne die Gesamturlaubstage

Zuerst musst Du wissen, wieviel Urlaubstage in Deiner Abteilung, Deiner Station usw. überhaupt vergeben werden müssen. In kleinen Abteilungen mit wenig Varianzen in den Urlaubstagen kannst Du das für jeden Mitarbeiter errechnen und dann addieren.

Ich nehme für eine Station, in der mehr oder weniger alle im Dreischichtsystem arbeiten einfach 34 Tage pro Mitarbeiter (nicht pro Vollzeitstelle!!). Die enststehen durch die 30 tariflichen Urlaubstage, hinzu kommen zusätzliche Tage durch Nachtdienste, Schwerbehinderungen, Jubiläen usw.

Beispiel:

Für eine Station mit 15 Mitarbeitern ergibt das 510 Urlaubstage im Jahr (15×34).

Da auch im Urlaub der durchschnittliche Krankenstand zu Buche schlägt, schlage ich noch 7% Krankheit auf. Also 510×1,07=545,7 Urlaubstage.

Jetzt wissen wir schonmal, wieviel Tage ich durchschnittlich für das ganze Jahr verplanen muss. Darauf aufbauend können wir ausrechnen, wieviel Mitarbeiter pro Tag in den Urlaub gehen dürfen, aber auch müssen!

NRW hat im Jahr 218 250 Arbeitstage.

Wir rechnen also 545,7/250=2,18

2,18! Das ist unsere Urlaubskennzahl für diese Abteilung für 2018. Da natürlich kein statistischer Mittelwert in den Urlaub geht, legen wir fest, dass

  • mindestens 2 Mitarbeiter immer im Urlaub sein müssen
  • höchstens 3 Mitarbeiter in den Urlaub gehen dürfen.
  • und zwar über das gesamt Jahr verteilt!

Damit habt Ihr Euren Urlaub sicher und gleichmäßig, sogar mit Ausfallquote, über das ganze Jahr verteilt.

Das ganze könnt Ihr jetzt noch feintunen:

  • die tatsächlich zu vergebenden Urlaubstage für das ganze Jahr ausrechnen
  • den tatsächlichen (bisherigen) Krankenstand zu Grunde legen

Meiner Erfahrung nach ergeben sich aber dadurch lediglich kleinere Änderungen hinter dem Komma. Der Wert an sich ändert sich aber nicht.

Zu guter Letzt noch meine Regeln im Überblick:

Regeln der Urlaubsplanung

Das sind „meine“ Urlaubsregeln“, wie ich sie praktiziere, kurz in einer Zusammenfassung:

  1. Es gibt eine Höchstzahl von Mitarbeitern, die gehen dürfen! Diese wird nicht überschritten!
  2. Es gibt eine Mindestzahl von Mitarbeitern, die gehen dürfen! Diese wird nicht unterschritten!
  3. Urlaubsjahr ist Kalenderjahr! Der Urlaub wird komplett verplant!
  4. Die Planung ist bis zum 15.11. für das folgende Jahr einzureichen!

Wie habt Ihr bisher als Vorgesetzte die Urlaubsplanung vorgenommen?

Wie sind Eure Erfahrungen damit?

Und was haltet Ihr von den eben vorgestellten Regeln?

Lasst es mch wissen!

Philipp Tessin

Ich bin seit über 20 Jahren im Gesundheitswesen tätig und passionierter Läufer. Da viele Parallelen zwischen Ausdauersport und Führung existieren, verbinde ich diese beiden Themen und gebe mein Wissen als Führungskraft und als Läufer in diesem Blog weiter.

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2 Replies to “So gelingt dir als Vorgesetzter eine erfolgreiche Urlaubsplanung”

  1. Guter Artikel, ich handhabe es genauso. Bei mir sind viele Mütter mit schulpflichten Kindern. Dadurch können nicht alle in den großen Ferien (Herbst, Winter, Sommer) Urlaub nehmen. Um eine gewisse Gerechtigkeit zu ermöglichen.
    Beachte ich, wer in welchen Ferien Urlaub hat und schaffe dort einen Ausgleich. Zum Beispiel wer in den Winterferien und Sommerferien hat, bekommt keinen Urlaub in den Herbstferien. u.s.w.
    Auch beachte ich die großen Feiertage. Wer zum Beispiel, im letzte Jahr vor und nach Ostern frei hatte, braucht für dieses Jahr keinen Urlaub einreich. Er wird diesen nicht bekommen.

    Ich habe für uns im Pflegedienst Regeln festgelegt und diese gelten für mich und alle anderen auch. Wenn das jemanden nicht passt, dann tut es mir für ihn Leid, aber ich werde es nicht ändern. Wer mit der Urlaubsplanung zu tun hat, braucht nicht hoffen jeden Mitarbeiter glücklich zu machen. Man kann nur veruschen durch klare Regeln gerecht zu sein.

    1. Hallo Karsten,
      danke für deine Rückmeldung!
      Du hast absolut recht: als Führungskraft kannst (und darfst vermutlich) nicht jeden glücklich machen.
      Das mit den Ferien ist eine wichtige Ergänzung. Das handhaben wir genau so.
      Was mach auch noch ergänzen muss, dass in den Schulferien, rechnen wir alle zusammen, multipliziert mit der Kennzahl an möglichen Mitarbeitern im Urlaub, eine nicht unrelevante Anzahl in den Schulferien Urlaub machen kann!
      Beispiel:
      Wir haben 10 Wochen Schulferien im Jahr ohne Weihnachten. Jeder Mitarbeiter darf mindestens 2 Wochen im Jahr Urlaub am Stück Urlaub machen. Und ich habe mit der Kennzahl im Artikel drei Mitarbeiter die gleichzeitig weg dürfen. Dann macht das 15 Mitarbeiter mit schulplfichtigen Kindern, die in den Schulferien Urlaub machen können. D.h. in unserem Beispiel aus dem Artikel kann jeder Mitarbeiter einmal im Jahr in den Schulferien Urlaub machen!
      Wenn ich das meinen Mitarbeitern so vorrechne, sind die meist ziemlich überrascht und relativiert jede Diskussion.
      Lieben Gruß
      Philipp

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