Was ist ein Springerpool und wie funktioniert er?

Auf meinen Artikel über den Umgang mit Personalausfall in der Pflege erhalte ich immer wieder positive Rückmeldungen. Daher möchte ich Dir heute ein Konzept vorstellen, wie Du mit Personalausfällen umgehen kannst.

Dieses Konzept setze ich selber als Pflegedienstleitung auch um. Es ist aber auch denkbar, dieses Konzept in anderen Bereichen, z.B. der Industrie, einzusetzen. Da ich mich jedoch in diesen Arbeitsbereichen nicht auskenne, müssen meine Leser hier selber entscheiden, was und wie aus diesem Konzept für sie umsetzbar ist.

Wer arbeitet im Springerpool?

Grundsätzlich kann jeder Mitarbeiter, der in der Pflege tätig ist, auch im Springerpool tätig sein.

Das umfasst damit:

  • Gesundheits- und Krankenpfleger/innen
  • Gesundheits- und Kinderkrankenpfleger/innen
  • Altenpfleger/innen
  • 1-2jährig qualifizierte Mitarbeiter/innen (z.B. Gesundheits- und Krankenpflegeassistenten, Altenpflegehelfer/innen usw.)

Natürlich ist der Einsatz der jeweiligen Mitarbeiter u.U. durch ihre jeweilige Qualifikation begrenzt. Daher kommt der Springerpool bisher auch nicht im Bereich der Neo („Neugeborenenintensivstation“) oder in anderen Funktionsbereichen zum Einsatz. Hier sind die Anforderungen an die Pflegekräfte zu hoch und zu speziell, als dass dort nicht eingearbeitete Mitarbeiter eingesetzt werden könnten.

Für Krankenhäuser ab einer bestimmten Größe (z.B. Unikliniken) ist ein eigener Springerpool ausschließlich für die Intensivstationen natürlich denkbar.

In kleineren Häusern lohnt es sich nicht unbedingt, Mitarbeiter mit großen Stellenanteilen in einem Pool einzusetzen. Durch die Einsetzbarkeit, den generellen Stellenplan usw. kommen hier eher Teilzeitkräfte in Frage.

Meine „typischen Poolkräfte“ sind daher:

  • Mitarbeiter, die Teilzeit nach der Elternzeit wiederkommen
  • berentete Mitarbeiter, die nach dem Renteneintritt noch Teilzeit weiter arbeiten möchten
  • Studenten, die neben dem Studium „jobben“

Wann kommt der Springerpool zum Einsatz?

Springerpool

Wie in dem bereits erwähnten Artikel zum Umgang mit Personalausfällen gibt es mindestens zwei Arten von Personalausfällen:

  1. Der kurzfristige Ausfall
  2. Der planbare Ausfall

Der Springerpool kann bei beiden Ausfällen zum Einsatz kommen.

Bei einem kurzfristigen Ausfall informiere ich den Mitarbeiter ebenso kurzfristig über seinen Einsatzort (nicht über die Einsatzzeit, siehe im nächsten Abschnitt!).

Je nachdem wie der Pool organisiert ist, kann diese Information unterschiedlich erfolgen:

  1. Die Mitarbeiter informieren sich direkt vor Dienstbeginn bei der zuständigen Führungskraft, wo sie eingesetzt werde (z.B. in einer Art Frühbesprechung).
  2. Die Mitarbeiter werden im Vorfeld über ihren Einsatzort informiert (z.B. Mail, Telefon). Diese Variante ist jedoch eher strittig, da Mitarbeiter einen Anspruch darauf haben, im Frei nicht angerufen zu werden. Hier müssen klare Regelungen, z.B. im Rahmen einer Dienstvereinbarung getroffen werden.

Bei langfristigen und planbaren Ausfällen ist die Einsatzplanung natürlich einfacher. Hier kann der Mitarbeiter entsprechend langfristig verplant und informiert werden.

Sollte der unwahrscheinliche Fall auftreten, dass Du keinen Bedarf an einem zusätzlichen Springer hast, weil es tatsächlich keinen akuten Ausfall gibt, kann der Pool auch zur Entlastung der anderen Mitarbeiter eingesetzt werden:

  • Abbau von Überstunden
  • Zusätzliches Frei von überlasteten, kranken oder älteren Mitarbeitern (oder besonders engagierten, oder was auch immer Dir einfällt)

Jedoch habe das ehrlicherweise noch nicht erlebt.

Weiter sind im Umgang mit den Mitarbeitern des Pools ein paar Regeln zu beachten.

Was sind die Regeln des Springerpools?

Springerpool

Springer haben Regelarbeitszeit

Der Springerpool erhält genauso wie alle anderen Stationen seinen Dienstplan.

Aber wir wissen alle, dass der Dienstplan genau so lange Bestand hat, bis er auf die Realität trifft. Das ist in der Regel der Monatserste. Dann sind die ersten Ausfälle bekannt. Es wird getauscht und umgeplant. Und es wird gefragt, wer das kommende Wochenende einspringen kann. Oder wer nächsten Mittwoch noch einen zusätzlichen Dienst übernehmen kann.

Das ist im Springerpool tabu!

Der Springer verzichtet auf eine feste Station und damit auch auf ein festes Team.

Damit Mitarbeiter bereit sind, darauf zu verzichten, muss ihnen etwas angeboten werden. Und das ist ein fester, nicht änderbarer Dienstplan.

Das bleibt auch so!

Ich kann aus eigener Erfahrung sagen: Wird das nicht beachtet, wird der Springerpool scheitern!

Es ist keinem Mitarbeiter zumutbar, auf ein festes Team zu verzichten und dann noch ungeplant arbeiten zu kommen. Und Mitarbeiter werden dies auch nicht mitmachen.

Deswegen:

Wenn der Dienstplan des Springerpools einmal geschrieben und veröffentlicht ist: Finger weg!

Springer haben Wunscharbeitszeiten

Wer in meinem Springerpool ist, hat Wunscharbeitszeit.

Ich habe zunehmend die Erfahrungen, dass meine Mitarbeiter nicht mehr bereit sind, in den klassischen Arbeitszeiten der Pflege zu arbeiten. Aus organisationellen Gründen kann ich dies leider häufig nicht anbieten.

Krankenhaus ist in vielen Bereichen immer noch unflexibel. Ob dies nicht änderbar ist, muss an anderer Stelle diskutiert werden. Die Konsequenz bleibt aber dennoch, dass der überwiegende Anteil der Mitarbeiter im klassischen Schichtsystem in den bekannten Arbeitszeiten arbeitet.

Wer jedoch im Springerpool arbeitet, kann sich seine Arbeitszeiten aussuchen.

Das ist mein Angebot für die geforderte Flexibilität.

Der Vorteil liegt klar auf der Hand:

  • Ich kann meine Kinder stressfrei morgens in die Kita bringen und auch wieder pünktlich abholen.
  • Ich komme nie an den Wochenenden arbeiten.
  • Ich komme ausschließlich an den Wochenenden arbeiten.
  • Ich habe keine Nachtdienste mehr.
  • Ich habe ausschließlich Nachtdienste.

Es ist alles denkbar, was beiden Seiten nutzt.

Denn habe ich einen Personalausfall, genügt es mir häufig, dass der einspringende Mitarbeiter erst um 08.00 Uhr zur Grundpflege erscheint, noch das Frühstück mit verteilt, zubereitet und wieder abräumt und dann noch vor der Übergabe wieder verschwindet.

Was sind die Nachteile des Springerpools?

Springerpool

Qualitätsverlust

Natürlich sind die Mitarbeiter des Springerpools alle nicht eingearbeitet. Das bedeutet automatisch auch einen gewissen Qualitätsverlust. Abteilungsfremde Mitarbeiter können einfach nicht die gleiche Qualität oder auch Leistung bringen, wie ein Mitarbeiter der schon langjährig in seinem gewohnten Umfeld arbeitet.

Organisation des Springerpools

Der Springerpool kostet natürlich Geld.

Auch wenn er eine große Entlastung bedeuten kann, gibt es dies nicht kostenlos.

Verplanst Du einen festen Stellenanteil, ist dieser auf Deinen Stellenplan anzurechnen. Üblicherweise „verrechne“ ich dies mit den Stationen und Abteilungen, die von diesem Pool profitieren.

Habe ich z.B. einen Pool mit Mitarbeitern, die ausschließlich auf den sog. „Normalstationen“ (Ich weiß, ich mag diesen Ausdruck auch nicht. Aber wir wissen alle, welche Stationen wir damit meinen.) eingesetzt werden, wird der Stellenanteil unter diesen Stationen aufgeteilt.

Beispiel:

2 VK (Vollzeitstellen) im Springerpool, die für 10 Stationen eingesetzt werden können, bedeutet, dass jede Station 0,2 VK von ihrem Stellenplan für den Springerpool abgeben muss.

Eine Ausnahme können die Geringfügig Beschäftigten (GFB, €450-Kräfte, Minijob) bilden. Da diese kaum Lohnnebenkosten verursachen, sind diese Mitarbeiter „günstiger“ für den Arbeitgeber. Da mit dem Springerpool zusätzliche Kosten verhindert werden können (z.B. Überstunden, die entweder Rückstellungen verursachen oder auch ausgezahlt werden), kann es Regelungen geben, dass GFBs nicht auf den Stellenanteil angerechnet werden.

Aber Vorsicht:

Früher war es ausreichend, wenn die Stunden bzw. der Lohn über das Jahr verteilt, den Anforderungen an eine Geringfügige Beschäftigung im Mittel entsprachen.

Dies ist nicht mehr so!

Überschreitet Ihr in einem Monat diesen Höchstbeitrag, dürft Ihr den nicht auf die anderen Monate verteilen! Es fallen sofort alle üblichen Lohnnebenkosten an.

Auszubildende

Eigentlich unnötig zu erwähnen, aber dennoch:

Auszubildende gehören nicht in den Springerpool!

Auszubildende haben einen Anspruch auf eine feste Station, selbst wenn beim Springen die Fachdisziplin die gleiche bleiben sollte.

Diese Flexibilität und auch die Qualifikation können von einem Auszubildenden nicht erwartet werden.

Dies bedeutet unnötigen Stress für den Auszubildenden, der sich unsicher fühlt und auch gar nicht das Wissen mitbringen kann, so eingesetzt zu werden.

Was hältst Du von der Idee eines Springerpools?

Oder existiert bei Euch sogar ein Springerpool? Wie sind Deine Erfahrungen damit? Ist dies ein gutes Konzept?

Schreibe mir Deine Erfahrungen und deine Meinung in die Kommentare!

 

Philipp Tessin

Ich bin seit über 20 Jahren im Gesundheitswesen tätig und passionierter Läufer. Da viele Parallelen zwischen Ausdauersport und Führung existieren, verbinde ich diese beiden Themen und gebe mein Wissen als Führungskraft und als Läufer in diesem Blog weiter.

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